Grote verzekeraar

Vrijwel op hetzelfde moment dat een keuze gemaakt was voor een nieuw underwriting systeem, nam de Raad van Bestuur het besluit de organisatie te laten kantelen van een business unit organisatie naar een matrixstructuur. Na iets meer dan een jaar was al wel duidelijk dat binnen enkele jaren ‘doorgekanteld’ zou worden naar weer een vorm van business unit organisatie.

 

Onze opdracht was leiding te geven aan de invoering van het underwriting systeem. Gegeven omvang, complexiteit en de vele onzekerheden is gekozen voor een programmastructuur.

Naast de contractonderhandelingen met de (Engelse) leverancier hebben we gedurende het eerste jaar vooral ook advies en sturing gegeven inzake de nieuwe inrichting van het bedrijf. De onzekerheden en spanningen bij leiders en werkers waren groot. Dat bleek ook te gelden ten aanzien van het gekozen systeem.

 

Een underwriting systeem ondersteunt de volledige backoffice van het verzekeringsproces. Naast de kostenberekeningen op basis van de gegevens van de klant in het verkooptraject (de underwriting), volgt het de klant gedurende de gehele periode van verzekerd zijn.

Extra complexiteit was dat betreffend systeem nog in ontwikkeling was en derhalve de valkuil bestond om steeds met aanvullende wensen te komen. Dit laatste werd versterkt omdat de interne organisatie zich nog moest vormen binnen de nieuwe matrixstructuur. Desalniettemin zijn we er redelijk in geslaagd dit risico te beheersen.

 

Gegeven de organisatorische kanteling was ook nog niet helder hoe de ondersteunende diensten, waaronder de ICT-afdeling, het beste gepositioneerd konden worden. Besloten is toen om de volledige ICT-afdeling tijdelijk onder te brengen in de projectorganisatie. Onze opdracht had hiermee eerder het karakter van interim leiding dan van puur programmaleiding. Bijkomende doelstelling was derhalve om een heringerichte ICT-afdeling af te stemmen op en in te bedden in de nieuwe organisatie.

 

Voor de projectinitiatie en –uitvoering hebben op vrij strikte wijze de projectaanpak en –werkwijze conform Prince2 gevolgd. Gegeven de omvang, de dynamiek binnen het bedrijf, de Engelse leverancier en de vele ontwikkelingen die nog moesten plaatsvinden, was dit zinvol en effectief.