Eenvoud als principe

door Paul van der Vlist

Eenvoud in richten, inrichten en omvormen van organisaties blijkt een uitdaging. Het vereist nadenken en kiezen. Een tweetal bezigheden waar we tijd voor moeten vrijmaken. Als je eenvoud wilt en toepast, leidt het op termijn tot tijdbesparing. En tot grotere duidelijkheid, voor jezelf en je omgeving.
Eenvoud is niet eenvoudig. Het vraagt om voortdurend afwegen of het niet eenvoudiger kan. Op enig moment wordt dit afwegen echter een vanzelfsprekendheid. Als je in staat bent dat voldoende tijd te geven en je in de tussentijd niet gek laat maken, wordt eenvoud een principe.

Kennis en ervaring zijn onontbeerlijk. Met een goede onderbouwing, is het makkelijker draagvlak te verkrijgen. Het verkrijgen van vertrouwen en verplichting is essentieel voor het realiseren van beoogde doelen.

Het succes van een organisatie wordt in belangrijke mate bepaald door het succes en welbevinden van haar werkers en leiders. Het ideale besturingsmodel kent een minimum set aan regels. Kennis, ervaring, gevoel en creativiteit worden optimaal benut wanneer er evenwicht is tussen individuele vrijheid en onderlinge afspraken. Ook hier gaat het over de balans tussen vertrouwen en verplichting.

Vrijheid vereist verantwoording. Verantwoording moet bewust genomen alsook afgelegd worden. De minimale set aan regels, ofwel de kaders, moeten helder zijn en strak gehanteerd worden. Voor iedere werker en leider moet er duidelijkheid zijn inzake beslisrechten, prestatiemeting en waardering c.q. beloning.

Meer dimensies dan alleen omzet en winst gaan de kansen en het succes van de organisatie bepalen. Werkers en leiders moeten zich concentreren op de gehele organisatie in plaats van op de eigen positie: “dat heb ik bijgedragen” in plaats van “daar ga ik over”.

Het belang van persoonsgebonden kennis neemt toe. Deze kennis is eigendom van betreffende persoon, niet van de organisatie. Dit vraagt om een andere kijk op richting en inrichting van de organisatie en betekent een verandering in de organisatiecultuur.

Het kan allemaal eenvoudiger. De wijze waarop we onszelf organiseren. De spelregels die we hanteren. De wet- en regelgeving die wordt opgelegd. Het beloningsysteem dat we hanteren. Enzovoort. Met elkaar hebben we het allemaal erg complex gemaakt. Toch is het goed mogelijk om tot een eenvoudig sturingsmodel te komen. Dat kan grotendeels binnen de huidige wet- en regelgeving, ofwel we kunnen er direct mee beginnen. Doordat we met veel minder regels toekunnen, kan de regeldruk sterk worden teruggebracht.

De meest eenvoudige organisatievorm is de eenmanszaak, ofwel de zelfstandige zonder personeel. Het meest eenvoudige beloningsysteem is betaling per productief uur. Belangrijk is dat dit voor iedereen van toepassing kan zijn, van de koffiejuffrouw tot aan de hoogste baas van Philips. Ook als je niet zo ver wilt of kunt gaan om iedereen kleine zelfstandige te laten worden, ofwel ingeval van personeel in loondienst, is het gedachtegoed achter de eenvoudprincipes grotendeels toepasbaar.

De eenvoudprincipes omvatten het sturen op slechts drie grootheden: beslisrechten, prestatiemeting en beloningsysteem. De eenvoud bereik je door je te houden aan de metafoor van de drie poten van de kruk. Valt één van de poten weg, dan valt de kruk om. Kortom, de kruk(s) is dat je alle drie grootheden benoemt en in hun samenhang definieert. Daar moet je dus wel even en goed over nadenken.

Je moet nadenken waarover, gegeven je vak en/of functie, je zelf beslissingen neemt en wat je uitbesteed. Uitbesteden betekent dat je bepaalde taken maar ook de daarbij behorende beslissingsbevoegdheden bij een ander neerlegt, of anders gezegd, dat je die inhuurt.

Bij iedere opdracht die je accepteert, ofwel waarvoor je ingehuurd wordt, moet je vaststellen welke taakstelling gerealiseerd moet worden en welke beslisrechten daarbij horen om een en ander adequaat uit te kunnen voeren. Hierbij kan je gelijk bedenken hoe de geleverde prestatie gemeten kan worden. Dit betekent dat je de eenheid waarop je afgerekend c.q. beloond wordt duidelijk definieert. Tenzij er sprake is van levering van tastbare producten lijkt betaling per productief uur het meest eenvoudig. De definitie van productief biedt onderhandelingsruimte.

De eenvoudprincipes zijn gebaseerd op vertrouwen, met name in jezelf. Het helder definiëren van genoemde grootheden gaat niet vanzelf. En dat moet misschien ook niet, want voorkomen moet worden dat teveel regels bedacht gaan worden om alles weer dicht te spijkeren.

Publicatiedatum: 13/01/2012

Home | Archief